Betriebliches Eingliederungsmanagement in 6 Schritten

1. Was BEM ist und wann es Pflicht ist

Betriebliches Eingliederungsmanagement ist ein gesetzlich vorgeschriebenes, ergebnisoffenes Klärungsverfahren. Arbeitgeber müssen es anbieten, wenn Beschäftigte innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind, am Stück oder wiederholt. Ziel ist, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Erkrankung vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten.

Die Grundlage ist § 167 Abs. 2 SGB IX. Die wichtigsten Punkte daraus:

• Für alle Beschäftigten: nicht nur für schwerbehinderte Menschen. Laut Deutscher Rentenversicherung gilt die Pflicht unabhängig von Betriebsgröße und Branche.
• Zustimmung: Das Verfahren läuft nur mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person. Sie darf eine Vertrauensperson ihrer Wahl mitbringen.
• Interessenvertretung: Betriebs- oder Personalrat ist zu beteiligen, bei schwerbehinderten Beschäftigten zusätzlich die Schwerbehindertenvertretung. Beide können das Verfahren verlangen und wachen über die Pflichten des Arbeitgebers.
• Datenschutz: Vorab informieren Sie über die Ziele des BEM sowie über Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten.
• Weitere Beteiligte: bei Bedarf der Betriebsarzt, bei Leistungen zur Teilhabe der Rehabilitationsträger oder das Integrationsamt.

Das Gesetz schreibt keine starre Form vor. Genau diesen Spielraum nutzen gute Unternehmen.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Für Betriebsvereinbarungen, Datenschutz und arbeitsrechtliche Einzelfragen ziehen Sie bitte eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzu.

2. Warum BEM heute strategisch zählt

BEM zählt strategisch, weil es Fehlzeiten, Fachkräftemangel und Führungskultur zusammenbringt. Ein gutes Verfahren hält erfahrene Mitarbeitende im Unternehmen, senkt das Risiko erneuter Ausfälle und zeigt der Belegschaft, wie Sie mit Menschen umgehen, wenn es schwierig wird.

Die Zahlen von Destatis zum Krankenstand zeigen den Druck:

Destatis führt den Anstieg unter anderem auf die elektronische Krankmeldung seit 2022 zurück. Die Ausfälle werden also vollständiger erfasst. Weg sind sie dadurch nicht.

• Nutzen für das Unternehmen: weniger Fehlzeiten, Erhalt von Know-how, glaubwürdige Arbeitgebermarke, bessere Führungskultur.
• Nutzen für Mitarbeitende: Hilfe beim Wiedereinstieg, sicherer Arbeitsplatz, Erhalt der Leistungsfähigkeit, Vertrauen in die Führung.

Was heißt das für Sie? Betriebliches Eingliederungsmanagement ist ein Werkzeug zur Bindung von Fachkräften.

3. Die häufigsten Fehler im BEM

Die häufigsten Fehler im BEM sind abschreckende Einladungen, nur behauptete Freiwilligkeit, mangelnder Datenschutz, unvorbereitete Führungskräfte und Maßnahmen, die niemand nachhält. Fast alle haben dieselbe Ursache: BEM wird als Verwaltungsakt behandelt, nicht als Gespräch zwischen Menschen mit unterschiedlichen Interessen.

• Die Einladung klingt wie eine Abmahnung. Paragrafen und Fehlzeitenlisten erzeugen Misstrauen und Absagen.
• Freiwilligkeit wird nur behauptet. Spürt die Person Druck, erfahren Sie nichts über die Ursachen.
• Gesundheitsdaten landen in der Personalakte. Das zerstört Vertrauen im ganzen Betrieb.
• Die Führungskraft geht unvorbereitet ins Gespräch. Dann dominiert die Personalplanung statt der Lösungssuche.
• Maßnahmen bleiben Absichtserklärungen. Niemand ist verantwortlich, niemand prüft nach.

Aus der Praxis: Den häufigsten Fehler sieht Falko Nowak aus seiner Zeit als BGM-Berater bei der Bundeswehr darin, dass alle als Einzelkämpfer unterwegs sind: BGM, BEM, betriebliche Gesundheitsförderung und Arbeitsschutz. Jeder kämpft für sich. Wer die Bereiche verknüpft und zum Beispiel die Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses mit den BGM-Sitzungen verbindet, arbeitet ressourcenschonender. Hinzu kommt: Oft sind die Beteiligten gar nicht geschult, um BEM-Gespräche zu führen.

4. BEM in 6 Schritten einführen

Ein strukturiertes Betriebliches Eingliederungsmanagement folgt sechs Schritten: Ressourcen schaffen, Systeme aufbauen, zum Gespräch einladen, Ursachen analysieren, individuelle Lösungen entwickeln und den Erfolg prüfen. Die ersten beiden Schritte erledigen Sie einmal für das ganze Unternehmen. Die übrigen vier wiederholen Sie in jedem Einzelfall.

1. Ressourcen schaffen: Benennen Sie BEM-Beauftragte, Betriebsarzt und Ansprechpartner im Personalbereich. Legen Sie Abläufe mit der Interessenvertretung fest, etwa in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung.
2. Systeme aufbauen: Schulen Sie alle Beteiligten, auch Schwerbehindertenvertretung, Betriebs- oder Personalrat und Gleichstellungsbeauftragte. Klären Sie, wer welche Daten sehen darf.
3. Zum BEM-Gespräch einladen: Informieren Sie transparent über Ziel, Ablauf, Freiwilligkeit und Datenschutz.
4. Ursachen analysieren: Fragen Sie nach Belastungen und danach, was die Rückkehr erleichtert. Diagnosen müssen nicht offengelegt werden.
5. Individuelle Lösungen entwickeln: angepasster Arbeitsplatz, andere Arbeitszeiten, stufenweise Wiedereingliederung, Qualifizierung, Angebote aus dem Gesundheitsmanagement.
6. Dokumentieren und Erfolg prüfen: Vereinbarungen getrennt von der Personalakte festhalten, Folgetermin setzen, Feedback einholen.

Tipp: Der Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung berät Unternehmen bei der Umsetzung. Nach § 167 Abs. 3 SGB IX können Rehabilitationsträger und Integrationsämter Arbeitgeber, die ein BEM einführen, zudem mit Prämien oder einem Bonus fördern.

Beim Aufbau der Abläufe unterstützt Sie unsere Beratung zu BGM und BEM.

5. Das BEM-Gespräch als Verhandlung führen

Ein BEM-Gespräch ist im Kern eine Verhandlung: Zwei Seiten mit unterschiedlichen Interessen suchen eine Lösung, die beide tragen. Die betroffene Person sorgt sich um Gesundheit, Arbeitsplatz und Ansehen. Das Unternehmen braucht Planbarkeit und Arbeitskraft. Wer diese Interessen offen auf den Tisch bringt, findet tragfähige Vereinbarungen.

Falko Nowak war „Interner Berater und Regionalleiter für das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM)“ bei der Bundeswehr, diente 16 Jahre als Offizier, ist „ausgebildeter Mediator (Universität Potsdam)“ und hat einen MBA in Negotiation Management. Aus dieser Verbindung stammen die folgenden drei Werkzeuge der Methode NOWAK 360®.

Analogie aus der Führung: Bevor ein Offizier einen Auftrag erteilt, beurteilt er die Lage. Wer ohne Lagebild handelt, plant an der Wirklichkeit vorbei.

„Lagebild vor Gespräch“

Klären Sie vor dem Termin: Welche Aufgaben und Belastungen hat die Person? Welche Spielräume hat das Unternehmen bei Arbeitszeit, Arbeitsplatz oder Aufgaben? Welche Sorgen könnte Ihr Gegenüber haben? Dazu gehören ein ruhiger Raum, ausreichend Zeit und klare Rollen.

Beispielsatz: „Bevor wir über Lösungen sprechen, möchte ich verstehen, wie Sie die letzten Monate erlebt haben.“

„Interessen vor Maßnahmen“

Viele Führungskräfte springen sofort zu Maßnahmen. Fragen Sie zuerst, was der Person wichtig ist. Hinter „Ich schaffe die Spätschicht nicht mehr“ kann ein Pflegefall in der Familie stehen. Aktives Zuhören und offene Fragen bringen solche Interessen ans Licht.

Beispielsatz: „Was müsste sich ändern, damit Sie gut und dauerhaft zurückkommen können?“

„Optionen auf den Tisch“

Sammeln Sie mehrere Lösungen, bevor Sie eine auswählen: Arbeitszeit, Aufgaben, Arbeitsplatz, Hilfsmittel, Qualifizierung, stufenweise Rückkehr. Wer nur eine Lösung anbietet, bekommt ein Ja oder ein Nein. Wer Optionen anbietet, bekommt eine Vereinbarung.

Beispielsatz: „Ich sehe drei Möglichkeiten. Welche passt aus Ihrer Sicht am besten, und was fehlt noch?“

Formulierungen, die funktionieren:

• Zum Einstieg: „Dieses Gespräch ist ein Angebot. Sie entscheiden, was Sie erzählen möchten.“
• Bei Schweigen: „Ich merke, das ist kein leichtes Thema. Wir können uns Zeit lassen.“
• Zum Abschluss: „Lassen Sie uns festhalten, wer bis wann was tut, und in vier Wochen gemeinsam draufschauen.“

Ehrlich gesagt: Diese Werkzeuge funktionieren nicht, wenn zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ein offener Konflikt besteht. Falko Nowak als Mediator: Ein neutraler Dritter ist immer dann sinnvoll, wenn es konfliktreich wird. Dann sollte eine neutrale Person das Gespräch führen, etwa BEM-Beauftragte oder eine externe Mediation zur Konfliktlösung.

Mehr dazu im Beitrag über Verhandlungsfähigkeiten im BGM-Prozess.

6. Einwände im BEM-Gespräch souverän beantworten

Einwände im BEM-Gespräch sind meist Ausdruck von Angst: vor Kündigung, Bloßstellung oder zusätzlichem Druck. Wer sie als Sorge statt als Widerstand behandelt, gewinnt Vertrauen. Ihre Antwort sollte deshalb die Sorge ernst nehmen und den Rahmen klären: Freiwilligkeit, Vertraulichkeit und das Ziel des Verfahrens.

Lehnt die Person das BEM ab, akzeptieren Sie das und dokumentieren Sie das Angebot. Die Teilnahme ist freiwillig.

7. Rechenbeispiel: Was Fehlzeiten kosten

Fehlzeiten kosten Unternehmen vor allem durch ausgefallene Arbeitsleistung, Vertretung, Überstunden und verzögerte Aufträge. Ein einfaches Rechenbeispiel macht die Größenordnung sichtbar. Die Werte sind vereinfachte Annahmen, keine Branchendurchschnitte. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

Rechenbeispiel (Annahmen): Ein Mitarbeitender kostet das Unternehmen 150 Euro pro Arbeitstag. Das Unternehmen hat 100 Mitarbeitende, die Abwesenheitsquote liegt bei 10 %.

Zur Einordnung: Laut Destatis waren 2025 im Schnitt 5,9 % der Beschäftigten krankgemeldet. 10 % ist also hoch angesetzt. Selbst bei der Hälfte bleibt ein sechsstelliger Betrag pro Jahr.

Was heißt das für Sie? Viele Unternehmen glauben, sie hätten kein Budget für Betriebliches Eingliederungsmanagement. Tatsächlich zahlen sie bereits, nur an anderer Stelle. Ehrlich gesagt: BEM wirkt vor allem bei langen Ausfällen, nicht bei jeder Erkältung. Wie viel Sie einsparen, lässt sich nicht pauschal versprechen.

8. Praxisbeispiel

Ein Praxisbeispiel zeigt, wie Betriebliches Eingliederungsmanagement als Verhandlung funktioniert. Entscheidend ist weniger die einzelne Maßnahme als der Weg dorthin: wie Vertrauen entstanden ist und wie beide Seiten ihre Interessen offengelegt haben.

Aus Falko Nowaks Praxis: Es gibt viele Fälle, in denen Mitarbeitende nach einem BEM-Gespräch zurückgekehrt sind, gerade nach einem Burn-out und anschließender Reha. Ein typischer Weg sieht so aus:

1. Schrittweise starten: zunächst mit weniger Stunden, etwa über die stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell.
2. Regelmäßig abstimmen: feste Rücksprachen mit der Führungskraft und den BEM-Beauftragten, damit die Belastung gering bleibt und langsam steigt.
3. Aufgaben neu verteilen: die Person nach ihren Fähigkeiten einsetzen und bei Bedarf schulen.

Falkos Einordnung nach den 7 Phasen von NOWAK 360®: Er würde die Gespräche vorher simulieren und die Gesprächsführung anpassen: erst Ideen sammeln, alle Seiten anhören und dann eine Lösung suchen, die die Interessen aller Beteiligten befriedigt. Das ist das Harvard-Konzept, angewandt auf das BEM-Gespräch.

9. Was Sie diese Woche tun können

Sie können Ihr BEM schon diese Woche verbessern, ohne ein neues Projekt aufzusetzen. Vier kurze Prüfungen zeigen, wo Ihr Unternehmen steht und wo die größte Lücke liegt. Besprechen Sie das Ergebnis mit Personalbereich und Interessenvertretung, damit daraus konkrete Maßnahmen werden.

• Bestand prüfen: Wie viele Berechtigte haben in den letzten zwölf Monaten ein BEM-Angebot erhalten?
• Einladung lesen: Klingt sie nach Angebot oder nach Vorladung?
• Datenablage klären: Liegen BEM-Unterlagen getrennt von der Personalakte?
• Führungskräfte vorbereiten: Wer führt die Gespräche, und wer wurde dafür geschult? Ein BEM-Seminar für Unternehmen bereitet Beteiligte gezielt auf die Gesprächsführung vor.

10. Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick

• Pflicht: ab mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in zwölf Monaten (§ 167 Abs. 2 SGB IX).
• Freiwillig und vertraulich: ohne Zustimmung kein Verfahren, ohne Datenschutz kein Vertrauen.
• Sechs Schritte: Ressourcen, Systeme, Einladung, Ursachen, Lösungen, Erfolgskontrolle.
• Gespräch als Verhandlung: Lagebild vor Gespräch, Interessen vor Maßnahmen, Optionen auf den Tisch.
• Druck steigt: 14,6 Fehltage je Arbeitnehmer 2025 (Destatis).

11. FAQ

Ist das BEM-Gespräch für Mitarbeitende Pflicht? Nein. Der Arbeitgeber muss das BEM anbieten, die betroffene Person entscheidet, ob sie zustimmt. Dokumentieren Sie Angebot und Antwort.

Wer darf beim BEM-Gespräch dabei sein? Die betroffene Person kann eine Vertrauensperson ihrer Wahl mitbringen. Betriebs- oder Personalrat, bei Schwerbehinderung die Schwerbehindertenvertretung und bei Bedarf der Betriebsarzt sind laut Gesetz zu beteiligen. Details regeln viele Unternehmen in einer Betriebsvereinbarung.

Muss ich im BEM meine Diagnose nennen? Im BEM geht es darum, was die Rückkehr erleichtert, nicht um medizinische Details. Was Sie teilen, entscheiden Sie selbst. Der Arbeitgeber muss vorab erklären, welche Daten er erhebt und wofür.

Gilt BEM auch in kleinen Unternehmen? Ja. Laut Deutscher Rentenversicherung gilt die Pflicht unabhängig von Betriebsgröße und Branche. Kleine Betriebe können sich vom Firmenservice der Rentenversicherung beraten lassen.

Was ist der Unterschied zwischen BEM und Krankenrückkehrgespräch? Das Krankenrückkehrgespräch ist ein internes Führungsinstrument. Das BEM folgt § 167 Abs. 2 SGB IX, ist für die betroffene Person freiwillig und dient dem Erhalt von Gesundheit und Arbeitsplatz.

12. Fazit

14,6 Fehltage im Schnitt: Hinter dieser Zahl stehen Menschen, die zurückkommen wollen, und Teams, die auf sie warten. Betriebliches Eingliederungsmanagement entscheidet mit, ob diese Rückkehr gelingt. Strategisch wird es, wenn Sie das BEM-Gespräch so sorgfältig vorbereiten wie eine wichtige Verhandlung.

Jedes gute BEM-Gespräch braucht eine Führungskraft, die weiß, was sie erreichen will und wo ihre Grenzen liegen. Wer außen stark verhandeln will, braucht innen Klarheit. Das gilt auch für die Person, die nach langer Krankheit zurückkehrt.

Falko Nowak, Der Lebensverhandler®, bringt es auf den Punkt: „Jede Verhandlung beginnt bei Ihnen selbst – mit innerer Klarheit über Ihre eigenen Ziele.“

Gesprächsführung im BEM ist Teil von Falko Nowaks Beratung, Trainings und Keynotes, für einzelne Führungskräfte auch im Verhandlungscoaching für Führungskräfte. Wie viele BEM-Angebote hat Ihr Unternehmen im letzten Jahr gemacht, und wie viele davon wurden angenommen?

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Quellen

• Bundesministerium der Justiz / juris: Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX), § 167 Prävention, Abs. 2 und 3. gesetze-im-internet.de
• Statistisches Bundesamt (Destatis): Indikatoren zur Qualität der Arbeit – Krankenstand, Datenbasis IAB-Arbeitszeitrechnung, Werte für 2025. destatis.de
• Deutsche Rentenversicherung: Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), Firmenservice. deutsche-rentenversicherung.de

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